Digital Work Order adalah salah satu fitur work order management yang dimiliki oleh BIIS Corp untuk mengelola work order atau surat perintah kerja. Work order sangat umum dijumpai pada hampir semua industri, terutama yang memiliki divisi produksi atau divisi maintenance.
Pada divisi produksi, work order biasa digunakan untuk memerintahkan divisi produksi dalam menjalankan produksi. Misalkan work order untuk membuat 100 pcs sepatu casual model X yang telah ditentukan waktu mulai pekerjaan dan target waktu selesai pekerjaan.
Pada divisi maintenance, work order biasa digunakan untuk memerintahkan pekerjaan maintenance pada sebuah asset, baik preventive maintenance ataupun corrective maintenance.
Dengan fitur ini work order tidak lagi dibuat secara manual pada kertas fisik, namun terdigitalisasi sehingga proses pekerjaan dapat dilakukan dengan optimal.
DIGITAL WORK ORDER
Tujuan Work Order
Tujuan Digital Work Order adalah membantu memudahkan user dalam hal penjadwalan, eksekusi, hingga monitoring terkait performa user dalam menjalankan tahapan proses work order.
Dengan berbagai informasi yang ada didalamnya serta terintegrasi dengan modul lainnya (misalnya moduk purchasing dan modul inventory), Digital Work Order mampu mempercepat proses pengambilan keputusan dan meminimalkan kesalahan akibat miss atau ketidak akuratan infromasi lintas divisi.
Misalnya adalah ketika sedang memproses sebuah pekerjaan maintenance, dibutuhkan sparte part pengganti. Dengan Digital Work Order user dapat langsung merequest spare part yang dibutuhkan. Kemudian secara otomatis divisi inventory akan menerima notifikasi permintaan spare part dan langsung dapat menindaklanjuti dengan mengeluarkan spare part yang dimaksud atau justru meneruskan ke divisi purchasing dengan membuat request pengadaan barang jika spare part yang dimaksud tidak tersedia di gudang.
Work Order Untuk Maintenance
Pekerjaan maintenance sebuah asset adalah pekerjaan yang hampir ada dalam semua bidang industri. Pekerjaan ini sangat vital untuk menjaga asset-asset perusahan dalam kondisi prima, sehingga produksi tetap terjaga atau asset dapat beroperasi dengan baik sehingga tidak menimbulkan sebuah insiden yang tidak diinginkan.
Digital Work Order Maintenance yang dimiliki oleh BIIS Corp terdiri dari preventive maintenance dan corrective maintenance. Untuk preventive maintenance, ada sebuah fitur untuk memnbuat jadwal maintenance rutin yang dapat disetting pada tanggal khusus, dalam periode minggu, dalam periode bulan, atau bahkan periode tahunan. Ketika jadwal maintenance sudah dibuat, maka jadwal tersebut akan secara otomatis diterima oleh user untuk kemudian diproses ketika waktunya telah tiba.
Untuk corrective maintenance ada sebuah fitur permintaan maintenance dari user berbagai divisi. Misalnya ada user dari divisi lain yang merasakan unit AC di ruangannya sudah tidak dalam kondisi baik, sehingga membuat permintaan maintenance. Selanjutnya tim dari departemen maintenance menerima notifikasi dan kemudian akan menindak lanjuti apakah permintaan tersebut akan dilanjutkan menjadi sebuah work order corrective maintenance atau tidak.
Dashboard Monitoring
Dashboard monitoring ini menampilkan ringkasan beberapa informasi terkait data operasi dan maintenance, misalnya jumlah stok di bawah minimum, permintaan material, permintaan pembelian, permintaan WO, proses penutupan WO, dan data informasi terkait digital logsheet atau e-logsheet.
Selain itu ada informasi terkait daftar work order beserta statusnya, apakah sedang open, menunggu persetujuan, ataupun diclosed.
Fitur pembuatan schedule preventive maintenance. Untuk mempermudah pembuatan schedule maka disiapkan fitur upload dari format excel. Karena biasanya schedule maintenance rutin telah dibuat selama periode 1 tahun, dan terlalu lama jika diinputkan satu per satu ke dalam sistem.
Schedule ini nantinya akan menjadi work order yang akan muncul pada masing-masing user sesuai dengan bagiannya masing-masing.
Fitur request maintenance adalah fitur untuk membuat temuan jika ada asset yang dirasa tidak dalam kondisi baik. Misalnya ada unit kendaraan operaional yang dirasa bermasalah, maka user tersebut dapat membuat laporan request maintenance.
Informasi yang ada pada fitur request maintenance ini ini adalah user yang request, tanggal temuan, lokasi, indikasi, hingga foto-foto kondisi saat ditemukan.
Temuan ini akan ditindaklanjuti, apakah diteruskan menjadi work order atau tidak.
Fitur ini untuk menindaklanjuti request maintenance. Pada fitur ini supervisor atau yang ditugaskan memberikan inputan berupa skala prioritas work order, departemen yang mengerjakan (sipil, mechanical, atau electrical), hingga target pekerjaan harus diselesaikan.
Informasi target pekerjaan kemudian dapat dibandingkan dengan tanggal realisasi work order. Perbandingan ini dapat dijadikan bahan monotoring terkait performa dari user.
Process Work Order
Fitur ini digunakan saat mengerjakan work order. Banyak informasi yang dapat diinputkan pada form ini, diantaranya adalah:
- Tanggal mulai dan tanggal selesai pekerjaan. Work order ini mungkin saja tidak dapat selesai dalam 1 hari kerja. Jika pekerjaan belum selesai, maka yang diinput hanyalah tanggal mulai, otomatis status pekerjaan menjadi “On Progress”.
- Fitur ini memiliki informasi terkait PIC pekerjaan dan eksekutor (user yang melaksanakan di lapangan). Eksekutor ini dapat dipilih lebih dari 1 orang.
- Informasi deskripsi masalah, penyebab gangguan, dan tindak lanjut adalah informasi yang harus diinput sebagai analisa lebih lanjut jika dibutuhkan.
- Form ini dapat input material yang dilepas. Material yang dilepas ini nantinya akan ternotifikasi ke divisi inventory untuk diterimakan dan masuk ke dalam stok dengan kondisi bekas habis pakai.
- Form ini dapat input material yang digunakan. Material yang digunakan ini nantinya akan ternotifikasi ke divisi inventory untuk dikeluarkan dari gudang.
- Foto selesai pekerjaan dapat ditambahkan sebagai bukti pekerjaan selesai. Ada juga lampiran untuk menambahkan dokumen-dokumen lainnya yang dibutuhkan.
Closing Work Order
Fitur ini digunakan saat closing work order yang menandakan hasil pekerjaan telah selesai dievaluasi dan dinyatakan lolos quality control.
Dokumen Istruksi Kerja dan SOP
Fitur ini digunakan untuk upload dokumen-dokumen terkait instruksi kerja dan SOP. Dokumen yang dapat diupload adalah pdf, word, excel, image ataupun ppt.
Fitur ini bermanfaat bagi user di lapangan jika membutuhkan dokumen referensi. User dengan mudah mencari dan membuka dokumen yang dibutuhkan melalui mobile masing-masing.
Modul digital work order atau work order management ini dapat diimplementasikan dalam berbagai bidang industri yang memiliki divisi produksi dan divisi maintenance.
Modul ini akan sangat powerfull jika diintegrasikan dengan modul laiinya, yaitu modul inventory dan modul pengadaan.
Selain digital work order, BIIS Corp memiliki produk siap pakai namun tetap bisa dicustom lainnya, yaitu Hesti (produk software HRIS), Elok (produk E-Logsheet atau Digital Logsheet), Corla (produk Computerized Maintenance Management System), dan Djurus (POS dan Retail Management System). Download company profile BIIS Corp klik di sini.
Digital Logsheet atau
E-Logsheet
POS and Retail Management System
Computerized Maintenance Management System
Corla adalah sebuah Computerized Maintenane Management System (CMMS) yang merupakan tools dalam melaksanakan manajemen aset. Corla memiliki fitur antara lain Work Order, Maintenance, Inventory, Purchasing, hingga E-Logsheet atau Digital Logsheet. Tersedia juga Dashboard Manajemen yang dapat dicustom sesuai kebutuhan.
Human Resource Management System
Hesti adalah platform Human Resource Information System (HRIS) yang sangat fleksibel karena dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Keunggulan Hesti adalah mampu beradaptasi dengan studi kasus yang rumit di lapangan terkait absensi, tunjangan, payroll, dan cuti. Hesti dapat disinkronisasi langsung dengan mesin absensi dan didukung oleh aplikasi Android / IOS.